Penerapan “Budaya Koordinasi” Dilingkungan DISPORA Provinsi Jawa Timur

Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh

“Kebutuhan menjalin koordinasi dan kolaborasi adalah nomor satu dalam berorganisasi, karena jika suatu organisasi atau unit di dalam suatu organisasi hanya berdiri sendiri, perkembangan unit atau organisasi tersebut relatif sangat lambat” demikian salah satu arahan Bapak Kepala Dinas Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Timur, Drs. Supratomo, M.Si. pada saat pelaksanaan apel pagi. Beliau sangat ingin menjadikan koordinasi ini menjadi kebiasaan yang positif yang dilakukan oleh pejabat eselon sampai dengan pelaksana. Di dalam kegiatan manajemen apapun baik di pemerintah maupun swasta semakin banyak komunitas dan jaringan yang diciptakan, akan semakin terbuka luas keuntungan yang bisa didapat. “Kesadaran melakukan koordinasi dan membuat kolaborasi mutlak dibangun karena musuh kemajuan dari organisasi adalah kekurangan informasi” tambah Pak Tom, panggilan akrab bapak Supratomo disela-sela arahannya. Selain itu, sadar melakukan koordinasi dan kolaborasi ini juga bertujuan untuk saling membangkitkan semangat kebersamaan ketika terjadi masalah di tengah-tengah kegiatan organisasi. Peluang ini juga bisa berimplikasi menjadi lebih baik dengan mengoptimalkan pencarian akses informasi secara bersama-sama.

Pak Tom sebagai kepala DISPORA Jawa Timur tetap committed dan konsisten, tidak hanya dalam penyampaian setiap apel pagi beliau selalu menekankan “budaya koordinasi” untuk selalu dilakukan oleh setiap pejabat dan pelaksana, tetapi beliau juga mengawali dalam setiap memutuskan sesuatu selalu melalui koordinasi. Dalam setiap rapat koordinasinya beliau juga tidak lupa selalu menyampaikan pentingnya berkoordinasi dalam menyelesaikan masalah. “Koordinasi adalah salah satu fungsi manajemen yang tidak bisa terpisah dari fungsi manajemen lainnya karena fungsi koordinasi adalah fungsi yang menghubungkan fungsi-fungsi manajemen lainnya” kata Pak Tom disela penjelasannya terkait dengan pentingnya berkoordinasi dan harus membudaya tidak hanya di lingkup Bidang, tetapi juga diharapkan membudaya sampai ke pejabat eselon IV dan pelaksananya. “Dengan berkoordinasi, maka kita sudah melakukan fungsi manajemen yang paling penting” Tambahnya. Dengan mengoptimalkan fungsi koordinasi, organisasi akan menjadi semakin baik dan menghindari resiko yang mengancam organisasi.

Banyak hal yang dapat diselesaikan dengan cara membangun koordinasi, dan cara tersebut sudah diterapkan oleh Pak Tom dalam menyelesaikan banyak hal, walaupun beliau baru beberapa bulan menjabat sebagai Kepala Dinas Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Timur. Tidak hanya koordinasi secara internal saja yang beliau lakukan, tetapi beberapa koordinasi eksternalpun sudah beliau lakukan adalah dengan mengundang seluruh induk organisasi olahraga di Jawa Timur, yaitu Pengprov. Cabang Olahraga di Jawa Timur. Koordinasi ini dengan cara mengundang semua cabang olahraga sebanyak 3 (tiga) gelombang. Tujuan rapat koordinasi dengan Pengprov. Cabang olahraga adalah untuk mengevaluasi penurunan hasil perolehan medali atlet pelajar Jawa Timur pada pelaksanaan Pekan Olahraga Pelajar Nasional (POPNAS) Tahun 2015 di Bandung Jawa Barat. Penurunan perolehan medali ini secara otomatis berdampak kepada penurunan peringkat kontingen Jawa Timur yang semula berada pada peringkat pertama menjadi peringkat ketiga. Hasil evaluasi akan menjadi dasar kajian dalam rangka pemenangan pelaksanaan POPNAS kedepan.

Beliau juga sudah melakukan koordinasi dalam upaya melakukan pembinaan supporter sampai lapisan paling bawah. Beliau mengundang beberapa pimpinan supporter di Jawa Timur sebagai kelanjutan memenuhi keinginan Gubernur Jawa Timur, yang berkeinginan dan terus mengupayakan pembinaan dan penertiban kepada para supporter sepak bola di Jawa Timur. Bapak Gubernur Jawa Timur sangat memimpikan terciptanya perdamaian diantara siporter sepak bola Jawa Timur yang begitu fanatic dalam memberikan dukungan kepada klubnya masing-masing.

Koordinasi secara internal dalam ruang lingkup pekerjaan juga beliau lakukan, yaitu upaya menyelesaikan perubahan struktur SKPD Dinas Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Timur, mulai dalam penyusunan kajian akademi sampai dengan nomenklatur tugas, pokok fungsi Sekretaris, seluruh Bidang, dan Kepala Sub Bagian  serta Kepala Seksi yang mengalami perubahan. Perubahan ini sebagai tindak lanjut diberlakukannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah, membawa perubahan yang signifikan terhadap pembentukan perangkat daerah, dengan prinsip tepat fungsi, tepat ukuran berdasarkan beban kerja yang sesuai dengan kondisi nyata dimasing-masing daerah. Hal ini sejalan dengan prinsip penataan organisasi perangkat daerah yang rasional, peroporsional, efektif dan efisien. Pembentukan perangkat daerah harus mempertimbangkan factor keuangan, jumlah penduduk, kemampuan keuangan daerah serta besaran beban tugas sesuai dengan urusan pemerintahan yang diserahkan kepada daerah sebagai mandat yang wajib dilaksanakan oleh setiap daerah melalui perangkat daerah.

Bahkan tidak kalah pentingnya, upaya menyikapi menurunnya nilai SAKIP Dinas Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Timur Tahun 2015 dari nilai “B+” menjadi nilai “B”, serta menindak lanjuti Pra Evaluasi SAKIP (System Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah) pada bulan April 2016, Dispora Provinsi Jawa Timur mengambil langkah melakukan perubahan Visi dan Misi serta Indikator Kinerja Utama (IKU). Adapun Visi perubahan adalah “ Terwujudnya Pemuda dan Olahraga yang berkarakter, berdaya saing dan berprestasi”, dan agar supaya Visi lembaga ini dapat tercapai dengan baik, perlu ditompang dengan 2 (dua) Misi, yaitu yang pertama adalah “Mewujudkan pelayanan kepemudaan untuk penyadaran, pemberdayaan, dan pengembangan kepemimpinan, kewirausahaan, dan kepeloporan” dan yang kedua adalah “Mewujudkan tatakelola keolahragaan secara sistematis, terpadu, berjenjang, berkelanjutan dan berbasis IPTEK”.

Beberapa koordinasi yang dilaksanakan oleh Bapak Kepala Dinas dijajaran pejabat eselon III, sebelumnya dilakukan proses koordinasi di tingkat pejabat eselon IV dengan pelaksana di bawahnya. Dengan berkoordinasi berarti mengikat, mempersatukan, dan menyelaraskan semua aktivitas dan usaha. Berjalannya proses koordinasi ini secara baik mulai dari bawah sampai ke pimpinan teratas, dapat disimpulkan bahwa fungsi manajemen dalam organisasi ini sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan.  Harapan yang diingin Pak Tom dalam memimpin SKPD ini adalah menjadikan koordinasi ini membudaya di lingkungan Dinas Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Timur. Sebenarnya Inti dari fungsi koordinasi adalah komunikasi,  mengapa komunikasi yang menjadi inti dari fungsi koordinasi ? Karena dengan komunikasi, semua orang mampu melakukan hubungan dengan orang lain.